Negoziazione efficace: come affrontare una trattativa con successo

La negoziazione è un’attività che svolgiamo quotidianamente, a volte in modo inconsapevole. Avviene quando un ragazzo contratta con i genitori l’orario di rientro a casa dopo una festa o succede al mercato, quanto si cerca di avere un prodotto al miglior prezzo.

In questi contesti, si cerca sempre di ottenere il massimo vantaggio, talvolta intavolando trattative vantaggiose, altre trovando una soluzione che accontenti tutti. Ma è nel mondo del lavoro che la negoziazione diventa un vero e proprio strumento di business, che deve essere gestito in modo accurato.

Per raggiungere l’obiettivo occorre essere preparati e istruiti sulle migliori tecniche di negoziazione. Sono molte le variabili che possono influire nel percorso: dal luogo in cui avviene, al momento e, soprattutto, alla conoscenza della controparte.

Il punto di inizio rimane sempre lo stesso, non importa in quale ambito ci si trovi: sapere esattamente cosa si vuole ottenere. Ecco una 8 consigli pratici per avviare una trattativa ed uscirne vincitori.

Indice dei contenuti

1. Conoscere l’interlocutore

La conoscenza è tutto. Nel caso delle negoziazioni, lo studio dell’interlocutore è un ottimo punto di partenza, che spiana la strada e permette di raggiungere il risultato con maggiore facilità. Per avere questa marcia in più bisogna prepararsi con anticipo. Prima della negoziazione occorre chiedersi quali sono i punti deboli e i punti di forza della controparte, sapere a cosa punta e cosa vuole in realtà, conoscere le carte che ha in mano ed eventuali obiezioni che potrebbe avanzare.

Inoltre, è essenziale conoscere a fondo l’oggetto della negoziazione. Di conseguenza, bisogna puntare sui punti di forza della propria proposta e i vantaggi che l’interlocutore potrebbe avere accettandola.
2. Avere a disposizione una buona alternativa

Nel campo della negoziazione, quando si parla di avere nella manica una buona alternativa si fa riferimento ai BATNA. Con BATNA o Best Alternative To a Negotiated Agreement si fa riferimento alla migliore alternativa all’accordo. Nel momento in cui la trattativa non dovesse andare a buon fine, bisogna sempre avere un piano B per arrivare a un compromesso soddisfacente.
3. Costruire una relazione cordiale

All’inizio di una trattativa non bisogna subito parlare dell’oggetto della contrattazione ma scambiare due chiacchiere in modo da creare un clima favorevole al dialogo. In questo modo, si rompe il ghiaccio si entra in sintonia con l’interlocutore. L’importanza di stabilire una buona connessione con la controparte è stata studiata anche tramite un esperimento condotto dal dottor Morris.
4. Cercare di dettare le regole del gioco

Nel corso di una trattativa non ci si deve limitare a presentarsi nella propria forma migliore, ma bisogna fare di più. Innanzitutto, lo studio dell’interlocutore permette di arrivare alla negoziazione preparati. Inoltre, occorre gestire la comunicazione in modo efficace e creare una strategia per condurre la contrattazione. Avere in mente uno schema consente a chi negozia di dettare le regole del gioco. La strategia dovrà tenere conto anche di eventuali obiezioni, dubbi e domande. Occorre prepararsi per essere davvero pronti ad affrontare la negoziazione.

Inoltre, non bisogna mai essere sicuri del risultato, perchè si rischia di adagiarsi e dare la vittoria per scontata. Non bisogna quindi sottovalutare né sopravvalutare l’avversario, ma prepararsi al dialogo puntando sui propri punti di forza e i vantaggi della proposta.
5. Fare domande e ascoltare le risposte con attenzione

La netta distinzione tra negoziatori esperti e negoziatori in erba è stata studiata da Neil Rackham, direttore del Huthwaite Research Group. Sembra che gli esperti facciano molte domande, diano motivazioni scarne per giustificare le loro richieste e ascoltino con più interesse le risposte della controparte; quelli in erba tendono, invece, a giustificare le loro intenzioni e motivazioni.

In realtà, è meglio non dare spiegazioni sulle proprie richieste: la contrattazione non è un processo di scuse, ma un dialogo aperto che deve portare a un accordo in cui entrambe le parti rimangono soddisfatte. Bisogna cercare di fare più domande possibili, sia per carpire il maggior numero di informazioni dall’avversario, sia per dimostrare un forte interesse verso le sue necessità.
6. Mettersi nei panni dell’interlocutore

Un negoziatore capace è in grado di estendere il proprio punto di vista, provare empatia e mettersi nei panni dell’altro. Sapere i reali obiettivi e interessi della controparte è indispensabile per raggiungere un accordo.

Spesso durante una negoziazione le posizioni sono diverse, ma l’obiettivo finale può essere comune e soprattutto non deve venir meno il rispetto reciproco. Basta indagare per trovare i punti che accomunano le parti e quelli che le separano, in modo tale da trovare un accordo.
7. Inquadrare, ripetere, ancorare

Una delle migliori mosse da fare quando si inizia una negoziazione è condizionare il pensiero dell’interlocutore, senza sacrificare l’etica naturalmente.

In poche parole, occorre essere persuasivi. Ma ciò non è molto semplice, soprattutto per chi non è esperto in trattative. Esiste comunque una tecnica per ottenere un buon risultato: gettare l’ancora, ossia fornire un’indicazione che l’altro non si aspettava e che potrebbe lasciarlo anche solo leggermente spiazzato. Per esempio, proporre improvvisamente uno sconto esclusivo a una persona che è indecisa se acquistare un prodotto proprio per via del prezzo.

In questo modo, si smontano le resistenze dell’interlocutore e la trattativa ha più opportunità di successo. Per fare questo bisogna conoscere molto bene l’offerta e sapere quali sono i margini di negoziazione già prima di iniziarla.

Quando si vuole descrivere una situazione, si deve creare un ambiente adatto, che riesca a toccare le corde a cui la controparte è più interessata.
8. Evitare gli errori più classici: dalle emozioni ai pregiudizi

Esistono una serie di errori comuni legati alle negoziazioni. Il primo rischio è quello di non controllare le proprie emozioni, soprattutto nel caso in cui il dialogo diventi conflittuale. Ciò avviene quando, per esempio, si è troppo sicuri delle proprie capacità e si sottovaluta l’interlocutore, quando si pensa di avere già il contratto firmato in mano.

In realtà, niente è sicuro prima che la trattativa sia conclusa e occorre mantenere un alto auto-controllo e concentrarsi sull’obiettivo senza distrarsi o farsi coinvolgere emotivamente.

Per saperne di più: Cos’è il self empowerment