Come applicare il metodo Lean

La Lean Methodology è una filosofia di gestione e organizzazione del lavoro che viene applicata principalmente nelle fabbriche, ma che può avere effetti positivi anche in tutti gli altri ambienti di lavoro e nella vita quotidiana. È nata in Giappone, dopo la seconda guerra mondiale, ed è frutto dell’esigenza di ottimizzare l’utilizzo delle risorse a disposizione.

L’obiettivo del metodo lean è proprio quello di ridurre gli sprechi e di ottenere la massima soddisfazione e il raggiungimento degli obiettivi con l’utilizzo del minor numero di risorse possibili. Negli uffici e nel lifestyle ciò si traduce in un risparmio di energia.

Il metodo lean si basa su alcuni principi, tra cui spiccano la necessità di identificare il valore, l’eliminazione degli sprechi, la definizione di flussi lavorativi che riducano tempi morti o improduttivi, l’orientamento alla soddisfazione del cliente e il miglioramento continuo (kaizen).

Se nelle fabbriche adottare la metodologia lean significa allontanarsi dalla produzione di massa e dalla logica push, negli altri ambienti lavorativi e nella vita quotidiana adottare il lean thinking significa cambiare radicalmente mentalità ed orientarsi ad un risparmio di energie.

Per farlo è bene iniziare ad agire in maniera diversa e prendere consapevolezza di quante azioni e mansioni possono essere svolte con nuove modalità che portano ad una riduzione dei tempi di esecuzione, ad una maggiore concentrazione e ad un incremento dell’efficienza.

Indice dei contenuti

1. Come favorire la concentrazione nel lavoro

La concentrazione sul lavoro è essenziale per portare a termine le proprie mansioni senza inficiare sulla qualità dei risultati. Mantenerla elevata a lungo può però apparire difficile. Con alcuni semplici accorgimenti si può favorire ed incrementare.
10. Stabilire l’ordine del giorno

Un modo per evitare di perdere il focus del discorso e per far sì che la conversazione non diventi dispersiva è stabilire dei punti all’ordine del giorno e trasmetterli, prima dell’avvio della riunione, a tutti i partecipanti. Questi devono essere importanti, rilevanti e focalizzati sui progetti o sui problemi da risolvere.
11. Ridurre il numero di partecipanti

In un meeting tutti devono avere la possibilità di intervenire, di esporre le proprie opinioni e i propri dubbi. Un numero troppo elevato di partecipanti renderebbe impossibile il confronto. È bene, quindi, cercare di coinvolgere solo coloro che possono ritenere il meeting utile.
12. Stabilire i tempi della riunione

Anche durante le riunioni la concentrazione e l’attenzione tendono a diminuire. Quando si prepara un meeting, quindi, è opportuno non solo stabilire quali sono gli argomenti di cui si parlerà, ma con precisione anche i tempi da dedicare a ciascuno, evitando di prolungare l’incontro per troppo tempo.

Per saperne di più: Cos’è la Lean Methodology
2. Riordina l’ambiente

Un ambiente in ordine favorisce la concentrazione ed evita inutili perdite di tempo. L’ordine è uno degli elementi fondamentali richiesti dalla mentalità snella, aiuta ad avere tutto ciò di cui si ha bisogno a portata di mano e, al contempo, ad aumentare l’efficienza.

L’organizzazione della scrivania, o della zona di lavoro in generale, magari durante lo smart working, deve essere una priorità. È bene quindi dedicare ogni giorno almeno qualche minuto a sistemare tutta l’area. Iniziare a lavorare in uno spazio pulito e organizzato aiuterà la mente a restare concentrata.
3. Concediti delle pause

L’attenzione non è costante, ma tende a diminuire nel tempo. Fare lunghe sessioni di lavoro è sconsigliato, perché la creatività, la produttività e la concentrazione calano drasticamente. Per evitare che ciò accada è necessario concedersi delle pause.

L’ideale sarebbe riuscire a ritagliarsi 5 minuti di pausa ogni 25 minuti di lavoro e allontanarsi dal computer o dalla scrivania. Una breve passeggiata, uno piccolo spuntino o una semplice chiacchierata con i colleghi di lavoro possono aiutare a ritrovare la concentrazione.
4. Organizza il flusso di lavoro

Pianificare e adottare dei flussi di lavoro funzionali e prestabiliti aiuta a sapere esattamente cosa fare, quando farlo e quanto tempo impiegarci. Essere organizzati, però, non significa rinunciare alla flessibilità necessaria per affrontare imprevisti e problemi inaspettati.
5. Evita il multitasking

Talvolta si richiede ai lavoratori di essere multitasking, nella convinzione che ciò porti ad un risparmio di tempo e ad un aumento della produttività. Applicarsi a più attività, invece, riduce la concentrazione e va ad influire negativamente sulla qualità dei risultati ottenuti.

È sempre consigliabile, invece, dedicarsi ad una singola attività per volta, evitando distrazioni e dando la giusta priorità alle mansioni da eseguire in base alla loro urgenza e complessità. Ciò comporterà un notevole risparmio di energie, un obiettivo cruciale del metodo lean.
6. Come ottimizzare la gestione delle email

La lettura e la conseguente risposta alle email diventa spesso una mansione impegnativa. Per i lavoratori, pertanto, l’ottimizzazione della gestione della posta elettronica diventa un nodo cardine per ridurre lo spreco di energie e di tempo.
7. Stabilire dei tempi

Innanzitutto, è bene stabilire un tempo massimo da dedicare alla lettura delle email. Quando si stanno svolgendo altre mansioni, dover aprire la posta elettronica può portare ad un calo di concentrazione. Dedicare degli intervalli di tempo esclusivamente a questa attività permetterà, invece, di rispondere a tutti gli interlocutori, senza ridurre la propria produttività.
8. La regola dei due minuti

Rispondere alle mail richiede spesso un lavoro di recupero di informazioni e di materiali da organizzare in modo tale che siano comprensibili per il destinatario. Per ottimizzare la gestione delle mail, è bene capire quando programmare del tempo ad elaborare la risposta e quando, invece, procedere immediatamente.

Se è possibile rispondere alla mail in meno di due minuti, è consigliabile procedere immediatamente all’elaborazione della risposta, evitando di aggiungere compiti alla lista delle cose da fare. Se, invece, richiede più tempo e concentrazione, è opportuno ritagliarsi del tempo e programmare l’attività di risposta.
9. Come aumentare l’efficacia dei meeting

Le riunioni possono essere produttive o rivelarsi una perdita di tempo che si conclude con un nulla di fatto. Saperle organizzare e gestire è quindi opportuno per far sì che tutti i partecipanti le ritengano utili e che siano efficaci rispetto all’obiettivo prefissato.